Kiedy przymierzamy się do zmiany biura rachunkowego, to najczęściej decydujemy się na ten krok z końcem roku obrotowego. W takim przypadku nowe biuro rachunkowe rozpoczyna prowadzenie naszej dokumentacji z czystą księgą. Jednak niekiedy pojawia się konieczność zmiany biura rachunkowego w ciągu roku. Z czym to się wiążę? Jakie zagrożenia niesie ze sobą taka zmiana i czy taka decyzje ma jakieś plusy?

Rozsądna czy nie

Zatem, czy decyzja o zmianie biura rachunkowego w ciągu roku obrotowego jest rozsądna? Z pewnością to rozwiązanie wiąże się z pewnymi wyzwaniami. W przypadku kiedy usługi księgowe są przeniesione po zakończeniu roku obrotowego, biuro rachunkowe ma więcej czasu na zapoznanie się z dokumentacją. Ma więcej czasu, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości i rozbieżności. Wystarczy, że dopełnimy obowiązku wypowiedzenia umowy wobec poprzedniego biura rachunkowego i możemy zacząć współpracę z nowym partnerem. Jednak niekiedy czekanie na nowy rok rozliczeniowy może oznaczać dla firmy poważne straty i w praktyce przyczyniać się do zahamowania rozwoju firmy. W jakich przypadkach zmiana biura rachunkowego w ciągu roku jest zatem uzasadniona? To wszystkie sytuacje, kiedy następuje nagły rozwój firmy. Dane przedsiębiorstwo zyskuje niezwykle korzystny kontrakt który wiążę się z napływem dużych środków finansowych. Wygrywa przetarg lub otrzymuje dużą dotację, która wielokrotnie przewyższa dotychczasowe obroty firmy. Może się wtedy okazać, że dotychczasowe biuro rachunkowe nie jest w stanie poradzić sobie ze skomplikowaną księgowością, jaka jest związana z rozliczaniem nowego projektu. W innym przypadku umowa jaką posiadamy z biurem rachunkowym może nie przewidywać rozliczeń na tym poziomie, a oferta, z jaką występuję do nas biuro – nie jest dla nas satysfakcjonująca. W każdym z tych przypadków zmiana biura rachunkowego jest korzystniejszym rozwiązaniem niż czekanie na koniec roku podatkowego. Ostatecznie możemy po prostu być niezadowoleni ze świadczeń biura rachunkowego i dojść do wniosku, że dotychczasowa współpraca wiążę się z problemami, a usługi świadczone są w sposób niezadowalający. W takim przypadku, oczekiwanie na koniec roku podatkowego, oznacza w praktyce kolejne straty dla firmy, a zmiana biura rachunkowego może się okazać jedynym rozwiązaniem.

Jak zmienić biuro rachunkowe?

Pierwszym krokiem jest wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym. Zaniechanie na tym polu wiążę się z ponoszeniem opłat za pracę dwóch biur rachunkowych jednocześnie. Może się to też wiązać z problemami związanymi z przekazaniem dokumentów firmy – faktur, rozliczeń i raportów do nowego biura rachunkowego. Podpisując umowę z nowym biurem rachunkowym np. Tax Bonus z Dąbrowy Górniczej, należy zadbać o odpowiednie zapisy, które nie tylko określają w szczegółowy sposób zakres odpowiedzialności nowego biura, ale też będą ustaleniem, jeśli chodzi o przeniesienie ksiąg. Prócz typowych elementów, które zawiera każda umowa związania ze świadczeniem usług biura rachunkowego, powinny się tam znaleźć zapisy związane z przenoszeniem danych i zasad składania korekt rozliczeniowych za poprzednie okresy. Jest to szczególnie istotne zwłaszcza w przypadku podatku VAT i dochodowego. Nowe biuro musi szczególnie wnikliwie przejrzeć księgi z poprzednich miesięcy, aby nie popełnić błędów w wyliczeniu wysokości zaliczki podatkowej, czy samego podatku na koniec roku. W praktyce wskazane jest przeanalizowanie całego dotychczasowego roku podatkowego.

Nowe biuro rachunkowe powinno podpisać z nami umowę na reprezentowanie nas w Urzędzie Skarbowym czy ZUS już następnego dnia po rozwiązaniu umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym. Dlatego jako firma powinniśmy zadbać o to, aby poinformować Urząd Skarbowy o odwołaniu pełnomocnictwa. Możemy to w prosty sposób uczynić, korzystając z formularza OPL-1. Być może w naszej dotychczasowej umowie znajdował się zapis, że pełnomocnictwo biura automatycznie wygasa z chwilą wypowiedzenia umowy, ale bezpieczniej będzie zadbać o to we własnym zakresie. Ostatecznie należy dopilnować przekazania całej dotychczasowej dokumentacji, która została wysłana do dawnego biura rachunkowego.